El manual de procedimientos nos ofrece una visión integral
Escribir un manual de procedimientos no debe ser un proceso complicado aunque muchas veces no sepamos cómo enfrentarnos a ello. Por eso, en el siguiente post te vamos a dar algunas claves para que sepas cómo escribir un manual de procedimientos, por dónde empezar y qué pasos llevar a cabo para su correcto planteamiento y posterior redacción.
Aunque a priori pueda resultar tedioso el hecho de recopilar la información y disponernos a formalizar un documento único, considerar su ventajas siempre es una buena forma de encarar con mejor perspectiva el trabajo.
Ventajas de contar con un buen manual de procedimientos
Hay que tener en cuenta que los manuales, y sobre todo, los manuales de procedimientos son documentos que nos permiten, además de informar, educar en la optimización de los procesos y recursos. Por ese motivo, a la larga, contribuirán también a la reducción de costes ya que su cometido es precisamente ese el de agilizar consolidando y documentando procesos en base a la estandarización. Por eso, contar con uno, además nos va a permitir:
- Ayudar a nuestro equipos a tener una mejor capacitación reduciendo los recursos dedicados a su entrenamiento.
- Describir de manera detallada actividades y funciones en los puestos, asegurando la calidad de los mismos.
- Servirán de guía y hoja de ruta para la consecución de las tareas y las operaciones de negocio.
- Facilitarán una visión integral e integrada de la empresa.
- Ayudarán a prevenir errores.
- Indicarán, de forma explícita, las interrelaciones con el resto de puestos dentro de la empresa.
Siguiendo esa premisa, damos a continuación unas pautas para su correcto planteamiento y redacción. Si bien es cierto que no existe una uniformidad de contenidos al respecto, sí es verdad que este tipo de documentos disponen su contenido con secciones específicas que suelen aparecer en casi todos ellos.
Partes o secciones clave para escribir un manual de procedimientos
Tanto si se trata de un documento genérico de carácter global o si se trata de un documento o guía de uso particular para un eslabón departamental, a la hora de redactar un manual de procedimientos se deberían contemplar las siguientes secciones en su contenido:
- Introducción: dónde aprovecharemos para presentar la empresa.
- Objetivos: qué pretendemos conseguir con la redacción del documento.
- Áreas de aplicación: o dónde va a tener impacto su aplicación.
- Responsables: de ejercer las diferentes funciones descritas en pro de los objetivos marcados.
- Descripción de operaciones: con funciones y pasos a realizar para cada una de ellas.
- Diagramas de flujo: visualización de los procesos.
- Formatos: de presentación de la información, facilitando incluso fichas u hojas intercambiables que puedan ir renovándose.
- Terminología: glosario de conceptos
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Fuentes consultadas: