Claves para redactar un manual de procedimientos.
Redacción ágil, comprensible y concreta. Son alguna de las claves para escribir nuestro manual de procedimientos. En realidad, la propia tarea de redacción no es del todo complicada si eres un redactor avezado y estás acostumbrado a producir textos complejos de manera habitual en tu día a día.
De hecho, existen herramientas online que prometen facilitar la automatización del proceso para la conceptualización, por ejemplo, de mapas y diagramas. Incluso hay softwares para la gestión documental estructurada como OpenKM.
Será seguramente esa parte, la de hacerse con la información que después incluiremos, es la que más tiempo nos va a consumir. En la fase previa, los esfuerzos deberán estar puestos en la coordinación con nuestros equipos de cara a:
- recopilar toda la información necesaria
- definir y listar el propio inventario de procesos
- analizar esa información
- revisar y repensar los objetivos y ámbitos de actuación marcados
Cómo enfocar el proceso de redacción del documento.
Otra de las claves para escribir nuestro manual de procedimientos es precisamente el enfoque o planteamiento. Es decir, cómo vamos a conceptualizar y abordar la elaboración de un manual de procedimientos. Hay algunas cuestiones que deberemos tener en cuenta:
- Definir quién va a ser el project manager enargado de la consecución del proyecto.
- Involucrar al equipo en la elaboración. Para que sea consciente de la importancia y las ventajas de contar con un material de estas características y contribuya desde el inicio.
- Empezar describiendo las definiciones de puestos.
- Definir tareas por área y posición.
- Elaborar el documento master y testearlo.
- Revisar y actualizar el material documentado de manera periódica, en función de la rapidez con la que se puedan producir los cambios.
La redacción correcta de un manual de procedimientos y operaciones.
Cuando creemos nuestro manual de operaciones deberemos tener en cuenta que se trata de una herramienta de facilitación. Esta es otra de las claves a tener en cuenta a la hora de escribir un manual de procedimientos. La navegación por la estructura y los contenidos del documento, independientemente del soporte, digital o papel, deberá ser ágil, dinámica, concreta y accesible. Deberá incluir, además, referencias específicas y clarificar ejemplos y pasos mediante imágenes o gráficos que ayuden su lectura y comprensión.
Cómo afrontar la escritura del manual de procedimientos
Estas serán propiamente las claves :
- Crea tu plan de contenidos: define claramente cuál es el objetivo del documento y no pierdas de vista a quién va dirigido. De eso dependerá el estilo y la forma de tu redactado. No te olvides de incluir: una breve presentación de tu compañía y un chart con la jerarquía de tu organización. También será importante que redactes claramente en qué consiste cada puesto y sus tareas. Habrá que anotar convenientemente las descripciones de cada unos de los procesos operacionales y sus involucrados.
- Generar una lista con palabras clave y/o glosario.
- Incluir posibles planes de contingencia para dar salida a situaciones de emergencia o riesgo.
- Incluir los contactos de las personas clave (por ejemplo, en caso de emergencia para planes de contingencia).
- Crea las secciones: ahora que ya sabes qué necesitas incluir en el documento, crea la estructura por medio de secciones bien definidas. Este es otra de las claves fundamentales para escribir correctamente un buen manual de procedimientos. Secciones que deberán estar relacionadas con cada uno de tus departamentos. Esto ayudará a tu equipo a localizar la información fácilmente. La lista de secciones y sub-secciones aparecerá descrita en la tabla de contenidos.
- Cuidar el formato y el estilo adecuado: es muy probable que en la elaboración del manual de operaciones participe y esté involucrada más de un miembro del equipo. Sin embargo, será necesario designar o encargar la redacción del manual a un solo autor. En su rol, será quien, de manera profesional, se encargue de consolidar la versión final del documento, llevando a cabo las correcciones pertinentes. Este tipo de documentos suele tener un carácter bastante formal, dado que además suelen ser consultados como referencia cuando se llevan a cabo auditorías. Por lo que deberá cuidarse el tono y el estilo demostrativo.
Publicación y distribución del material
Antes de poner el material a disposición de los usuarios será necesario llevar a cabo una lectura de comprobación (proofreading), cotejando el escrito con otra persona ajena al mismo para detectar posibles errores de comprensión, redacción u ortotipográficos. Validado por fin, sólo quedará ponerlo a disposición de los futuros usuarios, en su versión online aunque también mediante una copia en papel, fácilmente localizable y de uso diario.
Estas son algunas de las claves a tener en cuenta para escribir un buen manual de procedimientos, pero estamos seguros de que existirán algunas más. En cualquier caso, si no estamos habituados a afrontar este tipo de tareas de redacción o, simplemente, no contamos con la disposición de tiempo suficiente para llevar a cabo la coordinación, recopilación del material, edición, consolidación y revisión de los contenidos en su conjunto contar con un partner externo puede llegar a sernos muy útil en este tipo de proyectos.
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Fuentes consultadas: